Power Pivot (9) – Crearea unei masuri

InceCursuri_gratuite_Excelpand din 11 iulie 2016, vom publica in fiecare zi de luni si de joi cate un articol din seria de zece cursuri gratuite dedicate Power Pivot pentru Excel 2013.

ENJOY THE POWER! 🙂

 

Intr-unul din articolele anterioare, am invatat cum se realizeaza un camp calculat, cu ajutorul functiei CALCULATE (functie DAX de tip Filter).

Vom utiliza acelasi model de date, format din mai multe tabele relationate astfel:

Power Pivot - Relatii intre tabele - Microsoft Excel 2013

Power Pivot – Relatii intre tabele – Microsoft Excel 2013

Am calculat un camp definit de utilizator cu denumirea %platit, care calculeaza, in context, in functie de layout-ul Pivot Table, cat la suta din facturi (ca valoare in euro) sunt platite din totalul valoric al facturilor emise in contextul respectiv.

Power Pivot - Calculated Field - Microsoft Excel 2013

Power Pivot – Calculated Field – Microsoft Excel 2013

De exemplu, pentru un Pivot Table de tip Power Pivot, avand pe randuri activitatile, si pe coloane anii de facturare, tabelul sintetic arata astfel:

Power Pivot - Pivot table, %platit pe activitati si ani de facturare - Microsoft Excel 2013

Power Pivot – Pivot table, %platit pe activitati si ani de facturare – Microsoft Excel 2013

Acolo unde nu apare nicio valoare, inseamna ca valoarea facturilor platite este 0.

Modificam layout-ul Pivot Table pentru a si vedea aceste valori (PivotTable Tools – Analyze – Options – Options), bifand optiunea For empty cells show si introducand valoarea 0.

Power Pivot - Optiuni de reprezentare Pivot Table - Microsoft Excel 2013

Power Pivot – Optiuni de reprezentare Pivot Table – Microsoft Excel 2013

Raportul sintetic va arata acum astfel:

Power Pivot - Pivot table, sinteza pe categorie si ani facturare - Microsoft Excel 2013

Power Pivot – Pivot table, sinteza pe categorie si ani facturare – Microsoft Excel 2013

Uitandu-ne la totalul general, vedem ca valoarea totala a facturilor platite reprezinta 88.26% din totalul facturilor emise. Observati ca totalurile generale nu corespund cu media totalurilor partiale.

De ce?

De exemplu, pentru prima valoare din tabel (corespunzatoare activitatii Alte servicii si anului 2013), rezultatul se citeste astfel: valoarea totala a facturlor platite pentru facturile emise in anul 2013 pe activitatea Alte servicii reprezinta 92.53% din valoarea totala a facturilor emise in 2013 pentru activitatea Alte servicii.

Media acestor masuri partiale, calculate in context, nu poate da masura generala, care este calculata ca fiind valoare totala facturi platite / valoare totala facturi.

Vrem sa introducem un indicator de performanta, o masura calculata de utilizator, in baza campului calculat %platit.

Apasati butonul KPIs din meniul PowerPivot si alegeti optiunea New KPI…

Campul in baza caruia calculam acest KPI este chiar %platit.

Sa presupunem ca setam targetul ca fiind 1 (adica 100%), cu alte cuvinte tinta de performanta este ca toate facturile sa fie platite.

Power Pivot - KPI - Microsoft Excel 2013

Power Pivot – KPI – Microsoft Excel 2013

Am ales o reprezentare simpla, cu buline colorate si am setat indicatorul astfel:

  • Culoarea verde: toate valorile mai mari sau egale cu 0.8 (adica 80%)
  • Culoarea galben: toate valorile cuprinse intre 45% si 80%
  • Culoarea rosu: toate valorile mai mici de 45%

Apasati butonul OK.

Power Pivot - Optiuni reprezentare KPI - Microsoft Excel 2013

Power Pivot – Optiuni reprezentare KPI – Microsoft Excel 2013

Observati cum in tabela facturi din modelul de date, a aparut o noua masura (identificata cu simbolul semafor), care are mai multe tipuri de valori:

  • Value: este valoarea efectiva (aceeasi pe care o observam in tabelul pivot de mai sus)
  • Goal: reprezinta tinta definita
  • Status: reprezinta starea de indeplinire a indicatorului de performanta (1: zona verde a indicatorului; 0: zona galbena; -1: zona rosie)

Haideti sa vedem ce se intampla daca pastram in tabelul sintetic doar Status.

Tabelul Pivot Table de tip Power Pivot va arata acum astfel:

Power Pivot - Pivot Table, KPI - Microsoft Excel 2013

Power Pivot – Pivot Table, KPI – Microsoft Excel 2013

Se observa ca nicio valoare nu a “cazut” in zona rosie a indicatorului de performanta, ceea ce inseamna ca rata medie a incasarilor in context nu a fost mai mica de 45%.

Vom modifica acum indicatorul definit anterior, setand zona galbena de la 60%.

Apasati din nou butonul KPIs din meniul PowerPivot si alegeti optiunea Manage KPIs. Dati click pe indicatorul %platit si apasati butonul Edit.

In fereastra de dialog, mutati cursorul (cu click stanga apasat) pentru a redefini intervalele.

Observati ca in acest moment, Pivot Table va arata astfel:

ff

Power Pivot – Pivot Table, KPI 2 – Microsoft Excel 2013

Putem modifica dupa necesitati layout-ul raportului sintetic, pentru a vedea rata de indeplinire a indicatorului de performanta in functie de alte criterii.

De exemplu, putem insera pe randuri lunile anului si putem introduce un slicer cu anul de facturare.

Power Pivot - Pivot Table pe luni si ani de facturare - Microsoft Excel 2013

Power Pivot – Pivot Table pe luni si ani de facturare – Microsoft Excel 2013

Tinand cont ca este vorba despre un model de date, putem realiza  – de exemplu – un tabel sintetic de tip Pivot Table care sa contina pe randuri numele clientilor (din tabela contracte).

semn exclamareIn momentul in care definiti o masura de tip indicator de peformanta (KPI), in baza unui camp deja calculat de utilizator, acesta “dispare” din lista campurilor editabile din Calculated Fields.

Daca stergeti un KPI (Manage KPIs – Delete), campul calculat in baza caruia au fost stabilite tintele de performanta va fi din nou editabil si va aparea in fereastra de dialog care apare atunci cand apasati butonul Manage Calculated Fields.

 

Posted in Power Pivot Tagged with: , , , ,

Leave a Reply

Categorii

Like us on Facebook