Cum iti organizezi eficient agenda

In nou-noutul pe terminate deceniu “corporate” romanesc se pare ca nimeni nu mai tine minte ce are de facut daca nu isi inregistreaza zeci de remindere in agenda electronica de pe Outlook a asistentei– daca are – si nu isi gaseste scuze pentru ca a uitat de cutare sau cutare intalnire pentru ca, ce ti-e si cu tehnologia moderna, “a picat serverul draga, nu stiu ce pazesc astia de la IT”.

Regulile de mentinere ale unei agende organizate si utile nu s-au schimbat cu toate astea de cand exista cuvinte ca birou, secretar, sef, intalnire sau negociere.

Am invatat demult de la fostii mei colegi ingineri ca ce scrii cu mana ta in agenda ramane acolo sa-ti aduca aminte de ce-ai facut sau ce ai uitat sa mai faci. Scriu acum si imi aduc brusc aminte ca trebuia sa sun pe cineva care sa-mi faca legatura cu altcineva dintr-un minister. Functionar public, uitat in acelasi post de la acelasi birou de pe cand eram eu mica si nu stiam ce inseamna agenda si reminder. Ma uit pe raftul din birou plin cu agendele job-urilor din ultimii cel putin opt ani, incercand sa-mi amintesc cu ce prilej am cunoscut respectivul bun samaritean care sa-mi mai deschida odata usa la ministerul cu pricina. A, gata, mi-am adus aminte, era in anul….cand lucra cutarescu la ….deci agenda trebuie sa fie aia verde pe care am scapat-o in galeata cu zoaie cand faceam curatenie generala.

Sigur ca tot ce-am scris mi-a luat mult mai mult timp – chiar si voua, sunt convinsa, chiar daca nu manifestati oarece inclinatii spre lene redenumita stiintific putere de concentrare redusa – decat amintitul si deschisul agendei. Nu foarte strict datata, scrisa si mazgalita cu vreo zece tipuri de pixuri. Dar foarte precisa in a-mi arata dupa anotimp/ciclu/luna unde sa gasesc telefonul de care aveam nevoie.

Sfatul meu este prin urmare intotdeauna: Oricate secretare si remindere aveti, incercati sa va tineti singuri agenda. Utila, compacta, plina de informatii si amintiri, va fi mereu acolo cand aveti nevoie de ea.

Revenind la un ton ceva mai putin colocvial, regulile de mentinere ale unei agende organizate, adica ale unei activitati eficiente si fara inutile puseuri nervoase determinate de neaducere aminte, sunt pentru mine: sa ma gandesc in fiecare seara ce trebuia sa fac azi si am uitat; sa recapitulez ce am de facut maine; sa-mi las dimineata cinci minute intre cafea si prima sedinta pentru a-mi scrie in agenda ce am de facut si in ce ordine de prioritate; sa incerc sa bifez in agenda ce-am rezolvat, pe masura ce-am rezolvat si in ce fel; sa notez pentru mai tarziu amanarile; sa imi mai acord macar cinci minute inainte de a fugi la intalnirea de seara pentru a-mi verifica din nou agenda si a revizui activitatea zilei. Si mai ales: sa mentin ordine pe birou. Si sub birou daca acolo imi tin hartiile. Si in sertare daca nu imi aduc aminte in primele doua secunde ce mai zace prin ele.

Cu siguranta ca nu va sfatuiesc sa extindeti regulile in afara zonei profesionale pentru ca, sincer, nu am inteles niciodata de ce-o fi asa de util sa iti notezi in agenda: “16.04 – vizita la soacra; Reminder: Nu fi prea draguta, s-ar putea sa te placa!”

RST

Posted in Training Asistent Manager Tagged with: ,

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

Categorii

Like us on Facebook